1. Proces onboardingu

Proces onboardingu je jinými slovy proces implementace klienta do platformy Targito, a to od úvodní schůzky až po první rozesílku vytvořenou v platformě Targito.

2. Úvodní schůzka

Schůzka, které se účastní klient, obchodník a PM (případně další členové klientova týmu - IT, management atd.) a na níž se představí průběh implementace.

• Před úvodní schůzkou by již měl být vytvořen klientův přístup do platformy Targito tak, aby při úvodní schůzce bylo možné představovat určité kroky přímo v Targito, a zároveň je třeba, aby fungovaly prokliky připravené v Trello nástěnce klienta (např. prokliky do dokumentace).

•  

2.1. Představení nástěnky Trello

Ve fázi onboardingu probíhá komunikace s klienty hlavně skrze nástěnku v Trellu, kde jsou popsané všechny kroky a požadavky, které je třeba splnit před první rozesílkou.

Open

Nástěnka platformy Trello

2.2. Harmonogram implementace

Časový přehled termínů plnění jednotlivých kroků a stanovení časové náročnosti na straně Targito a na straně klienta. Tento přehled je vytvořen na základě domluvy s klientem a na základě volných kapacit týmu Targito.

• Termín dokončení je stanoven na úvodní schůzce, kde je zároveň stanoveno datum první rozesílky klienta. V závislosti na tomto cílovém datu jsou navrhovány termíny k jednotlivým bodům.

• Vypracovaný harmonogram nahraje PM do Trella a zároveň nastaví termíny plnění dílčích úkolů k jednotlivým krokům na nástěnce.

2.3. Přístup do GA

Klient vygeneruje přístupy do GA pro Targito. PM pak mohou kontrolovat, jak si e-mailing klienta stojí, a je možné jej porovnávat s ostatními kanály marketingu (v případě odchylek lze zjistit, co se dělá špatně a doporučit postup ke zlepšení).

2.4. Dodání grafických podkladů

Klient dodá grafické podklady (logo, brand manuál aj.) v křivkách i rastrovém formátu.

• K použití např. do obchodních prezentací, marketingových materiálů, náhledu v účtu Targito (aby loga nemusela být stahována z internetu).

2.5. API dokumentace

PM Targito dodá dokument specifikací k nasazení API pro IT oddělení klienta.

• Transakční API: je používaná pro rozesílání transakčních zpráv.

• Obecná API: je používána pro práci s kontakty v reálném čase.

3. Implementace platformy Targito

3.1 Vyplnění GDPR dokumentu

Vyplněný dokument slouží ke zjištění toho, jaké kontakty a z jakých zdrojů obsahuje databáze klienta, aby bylo možné ověřit, zda jsou akviziční cesty v souladu se zákonem.

V dokumentu GDPR by měly být popsány jednotlivé zdroje a rozsah sběru kontaktů, tj.:

• Všechny akviziční cesty kontaktů, resp. jak se kontakty dostávají do databáze klienta.

  • Např. nákup na e-shopu, registrace na webu, přihlášení na webu, pop-up okno při návštěvě webu, přes patičku e-mailu, fyzicky na prodejně atd.

• Specifikace toho, jaké osobní údaje se sbírají při jednotlivých akvizičních cestách.

  • Např. e-mail, jméno, příjmení, adresa, tel. číslo, transakční historie atd.

• Specifikace účelů zpracování kontaktů.

  • Např. “Přímý marketing”.

• Specifikace plnění GDPR.

• Při jednotlivých akvizičních cestách je nutná specifikace, jestli se jedná o souhlas či oprávněný zájem.

  • Souhlas = je nutný pro kontakt za účelem marketingové komunikace (samostatný checkbox).

  • Oprávněný zájem = např. z nákupu (“Souhlasím s obchodními podmínkami…” - v těchto podmínkách jsou zmíněné i marketingové účely).

• Specifikace doby zpracování údajů.

  • Na neurčito, nebo na určité časové období (které si většinou definuje klient, např. na základě toho, jak dlouho produkt vydrží).

3.2 Vytvoření odesílacích domén

V tomto kroku je ze strany klienta nutné vytvoření odesílacích domén 3. řádu a adres pro odpovědi zákazníků z newsletteru.

Obecný postup

1. Klient definuje jaké zprávy bude skrze platformu Targito posílat a následně na základě toho vytvoří odesílací domény.

• Odesílací doména pro transakční zprávy (pokud klient bude skrze Targito transakční e-maily posílat)

  • Pro transakční zprávy může být použita doména 2. řádu (například order@domena.cz), ale doporučuje se použití domény 3.řádu. Poškozená doména druhého řádu může významně poškodit fungování e-mailingu i v rámci například firmy klienta, kdy může interní pošta mezi zaměstnanci končit ve spamu.

  • Transakční zprávy chodí do doručené pošty (jedná se o důležité e-maily např. potvrzení objednávky, potvrzení platby atd.).

  • Pokud klient má zavedené transakční zprávy, tak e-maily chodí ze dvou kanálů - transakční zprávy chodí dříve než marketingové a mají jasnou prioritu.

• Odesílací doména pro marketingové zprávy

  • Pro marketingové zprávy je doporučeno vytvoření domény 3. řádu (například info@news.domena.cz).

  • Marketingové zprávy chodí do hromadné pošty.

2. Klient definuje adresu pro odpovědi zákazníků z newsletterů.

• Je nutné definovat adresu pro odpovědi zákazníků v rámci funkce “odpovědět na daný newsletter”.

  • Adresa pro odpovědi může být jakákoliv (může být odlišná od té rozesílací). Může to být již zavedená e-mailová adresa např. info e-mail.

3. Klient definuje název odesílatele.

4. Po definování odesílacích domén se tyto domény nasadí do Targito.

Postup nasazení odesílacích domén do platformy Targito

1. V platformě Targito je nutné zvolit účet konkrétního klienta.

2. Následně se ve vyjížděcí nabídce zvolí položka “Nastavení” a po načtení “Nastavení” se zvolí “Originy a weby”.

Open

Nasazení odesílacích domén do Targito

3. Po kliknutí na “Originy a weby” se zobrazí všechny originy a weby, které jsou založeny pro daného klienta.

Pod každý origin spadá vždy jeden konkrétní web.

4. Dále je nutné zvolit ten origin, pro který se bude odesílací doména zadávat a kliknout na tlačítko “Upravit web”.

5. Zde se do tabulky (viz obrázek níže) doplní údaje - jméno odesílatele, výchozí adresa odesílatele a adresa pro odpovědi.

3.3 Nasazení webového trackingu

Webový tracking se nasazuje na web (e-shop) klienta, aby bylo možné získávat o zákaznících maximální množství dat a aby byly v platformě Targito data o zákaznících a objednávkách dostupná v reálném čase.

Obecný postup:

1. Targito generuje tracking.

Generován je řídicí script, který hlídá návštěvnost na stránkách a doplňkový script, který pracuje s určitými událostmi (eventy).

• Seznam nejdůležitějších eventů pro Targito:

  • Návštěva produktu.

  • Návštěva skupiny produktů.

  • Návštěva kategorie.

  • Nákupní košík.

  • Dokončení nákupu.

2. Nasazení trackingu na web klienta (provádí klient) dle specifikací dodaných společností Targito.

• Je připravena dokumentace se skripty (k nalezení zde), které je nutné na web nasadit.

3. Kontrola nasazení trackingu ze strany Targito.

• Po oznámení, že má klient tracking nasazený, provede Targito kontrolu.

• Kontrolovány jsou následující akce:

  • Zda chodí požadovaná data.

  • Zda chodí správná ID produktů/kategorií.

  • Zda se všechno propisuje tak, jak má.

4. Napárování přihlášených uživatelů.

• Napárování přihlášených uživatelů funguje tak, že klient dodá kontakty, ke kterým Targito vygeneruje targito_id. Ze strany klienta je nutné, aby si vygenerovaná targito_id uložil do databáze svého interního systému (po prvním jednorázovém přenosu targito_id probíhá pravidelný přenos přes SFTP).

• Když se pak při návštěvě webu (e-shopu) přihlásí kontakt do svého uživatelského účtu, tak jsou všechny akce, které na webu udělá, trackovány pod jeho targito_ id a přiřazeny k jeho e-mailové adrese v databázi v platformě Targito.

Nejčastější problémy, které se v souvislosti s webovým trackingem vyskytují, jsou:

• Nesprávně nasazený webový tracking.

• ID produktu není rozpoznatelné, protože v produktovém feedu je dodána jiná sada ID produktů.

  • Správně by všechny ID produktů měly být stejné v produktovém feedu, v objednávkách i na webu.

• Při změně varianty konkrétního produktu má “product_view” prázdné ID.

  • Správně by zobrazování variant mělo fungovat tak, že když zákazník zobrazí produkt, tak by v trackingu mělo být pole “product_view_group” a “product_view” s ID defaultní varianty a po kliknutí na konkrétní variantu by se mělo zobrarit “product_view” s “product ID” vybrané varianty.

• Nezobrazují se změny v košíku.

• Produkty se posílají v jiné měně (může se stávat v případě, že je web překlikávací CZ/EUR).

• Nejsou vyplněné atributy.

3.4 Vytvoření SFTP serveru

SFTP server funguje jako úložiště dat. Probíhá zde veškerý přenos dat mezi Targito a klientem.

• Data z SFTP se pravidelně 1x denně synchronizují s platformou Targito (synchronizace produktů, kontaktů, transakční historie, eventy…).

• V případě, že klient nepoužívá API ani SFTP, může vystavit informace na URL, ze kterého si lze data stáhnout do Targito (krok navíc).

• Uživatel, který má v platformě Targito přidělený status vývojáře, má v nastavení možnost SFTP. Zde lze nalézt informace o tom, jak se na SFTP server připojit, a má možnost si zobrazit heslo (pro případ kontroly dat sem mají přístup i PM Targito).

3.5 Otevření účtu Targito

Vytvoření účtu v platformě Targito a definice rolí uživatelů.

Obecný postup:

1. Definice kontaktních údajů

• Kdo bude mít přístup do účtu a v jakých rolích.

• Kontaktní údaje uživatelů platformy, které jsou společnosti Targito předání ze strany klienta, jsou uloženy do interní databáze společnosti Targito. Děje se tak proto, aby bylo možné s klienty komunikovat (ideálně telefon pro nutné hovory, e-mail na NWL).

2. Založení účtu v Targito

• PM Targito zajistí vytvoření účtu pro osoby určené klientem.

• Po přidělení účtu si klient může role měnit a přidělovat sám, tj. není nutné kontaktovat PM.

3. Založení originů

• K tomuto kroku obvykle dochází ještě před úvodní schůzkou (v tuto chvíli je to nastaveno tak, že originy jsou přidávány spolu s vytvořením klientova účtu v platformě Targito, založení originů zajišťuje strana Targito).

3.6 Nasazení DNS záznamů

• Pro zaručení maximální doručitelnosti a důvěryhodnosti klientových domén je potřeba ze strany klienta nasadit DNS záznamy (SPF, DKIM, DMARC).

• Nasazením DNS záznamů se doména “podepíše” a z platformy Targito tak bude možné odesílat jménem klienta e-maily, u nichž si poskytovatelé budou moci ověřit, že nejde o spam.

  • V rámci DNS záznamů jsou řešeni největší e-mailoví poskytovatelé (tedy poskytovatelé, u kterých má většina klientů založeny e-mailové schránky), např. Seznam, Google.

Obecný postup:

1. Zaslání DNS záznamů ze strany Targito.

• DNS záznamy (vytvořené PM Targito) se nahrají klientovi do jeho nástěnky Trella.

2. Nasazení DNS záznamů ze strany klienta.

• Klient dodané DNS záznamy nasadí na základě podkladů dodaných Targito (viz bod č. 1).

3. Validace DNS záznamů ze strany Targito.

• PM Targito následně ověří, že DNS záznamy jsou správně nasazeny. Správnost nasazení pak potvrdí klientovi.

Význam jednotlivých DNS záznamů:

3.7 Další rozšíření

• Aby bylo možné kontrolovat doručitelnost u velkých poskytovatelů, hlídá Targito reputaci a spamovost klienta. K tomu používá Feedback loop.

  • Poskytovatelé FBL: Seznam.cz, Google (Gmail).

• Feedback loop (dále jen “FBL”) je nástroj pro zpětnou vazbu od příjemců e-mailových zpráv, pomocí kterého získává společnost Targito informace o tom, kdo označil zprávu jako SPAM.

3.7.1 Google Postmaster (nasazení FBL)

• Dalším krokem pro zaručení maximální doručitelnosti na adresy u společnosti Google je nasazení Google Postmaster.

Obecný postup

1. Klient si zaregistruje své odesílací domény 3.řádu.

2. Klient nasdílí přístup pro adresu ga@vivmail.cz (tímto umožní přístup společnosti Targito).

3. PM Targito zkontroluje registraci Google Postmaster a zdali jsou přístupy zadané pro společnost Targito aktivní.

3.7.2 Seznam.cz (Nasazení FBL)

• Pro zaručení maximální doručitelnosti na adresy registrované u společnosti Seznam.cz je třeba nasazení FBL na Seznam.cz.

Obecný postup

• Klient si zřídí e-mailovou schránku abuse@domena.

• Nasazení FBL na seznam.cz ze strany Targito.

• Verifikace FBL ze strany klienta.

3.8 Kontakty a transakční historie

• V tomto kroku onboardingu klienta je řešena synchronizace seznamu kontaktů, tedy import kontaktů do platformy Targito.

Obecný postup:

1. Jednorázové vygenerování a následná pravidelná aktualizace databáze na SFTP podle specifikace v Trello ze strany klienta.

2. Jednorázové vygenerování a následná pravidelná aktualizace transakční historie ze strany klienta.

3. Kontrola podkladů ze strany Targito.

   1. Dodané soubory jsou zkontrolovány Targito. V případě nalezení chyb se soubor vrací k úpravě klientovi.

   2. Vytvoření sloupců v databázi platformy Targito (provádí PM na základě schváleného souboru s kontakty).

4. Synchronizace dodaných podkladů (postup níže).

   1. Finální soubory (tedy soubory bez chyb) jsou stranou Targito jednorázově importovány do platformy Targito.

   2. První import je vždy import celé databáze. Následují pravidelné importy dat přes SFTP, které obsahují přírůstky a změny. Import probíhá každý den, aby tam byl překryv a nechyběla nová data.

5. Volba řešení odhlášení kontaktů (více informací zde).

3.9 XML feed s produkty či články a strom kategorií

Je nutné, aby byl zajištěný pravidelný import XML feedu (url adresy) s produkty na SFTP.

Obecný postup:

1. Pravidelný import XML feedů produktů dle specifikace na SFTP klienta.

• Je možné importovat také skupiny produktů, tj. produkty, které mají jiná ID, ale stejnou url (varianty produktu: barvy, velikosti atd.).

• Feedy produktů se po implementaci stahují automaticky.

2. Import stromu kategorií dle specifikace na SFTP klienta.

• Zejména pro použití v automatizovaných kampaních je ze strany klienta nutné vytvoření stromu kategorií.

• Klient si může zvolit buď jednorázové, nebo pravidelné nahrávání CSV souboru se stromem kategorií na SFTP.

3. Kontrola dodaného feedu a stromu kategorií (CSV souborů) ze strany Targito.

4. Nastavení pravidelné synchronizace feedu v určený čas dle klienta (volitelné).

5. Synchronizace dodaného stromu kategorií ze strany Targito.

3.10 Prodejny

V platfromě Targito je možné využívat segmentaci podle vzdálenosti kontaktu od pobočky (segmentace na základě GPS lokace).

Obecný postup:

1. Klient si zvolí, zdali bude funkci poboček v platformě Targito využívat.

2. Klient připraví export poboček (dle ukázky v nástěnce Trello).

• Je nutné vytvořit feed všech poboček, tj. seznam všech poboček.

• Je nutné doplnit do databáze kontaktů PSČ bydliště každého kontaktu.

• Je nutné vytvořit grafický návrh toho, jak má widget s konkrétní pobočkou vypadat (vytvoří se dynamický widget s nejbližší pobočkou pro daný kontakt).

3. Společnost Targito zkontroluje exportovaný dokument a importuje do platformy Targito.

3.11 Zpětný export dat ke klientovi

Nastaví se předávání dat o zákaznících - nejčastěji odhlášení a přihlášení kontaktů skrze newslettery odesílané přes platformu Targito. Pokud existuje možnost odhlášení i na straně klienta, je nutné, aby klient tyto změny dodával do platformy Targito (v reálném čase přes API). Jedině tak je možné zabránit rozesílání newsletteru na kontakty, které se již z rozesílek odhlásily, a naopak zajistit, aby kontakty, které se přihlásily, byly do rozesílek zařazeny.

• Klient musí pravidelně (1x denně, v noci) posílat soubor optout, který obsahuje odhlášené kontakty za poslední dny.

Opt-out obsahuje:

• E-mailovou adresu

• Datum odhlášení

• Případně origin, aby se vědělo odkud a na základě čeho uživatele odhlásit.

Obecný postup:

1. Klient zvolí preferovanou variantu.

2. Společnost Targito připraví pravidelný export.

3. Klient validuje dodaná data.

3.12 Grafický návrh šablony

Tvorba master šablony (tedy hlavní šablony), ze které vycházejí všechny další šablony rozesílek.

Existují 2 možnosti:

1. Klient dodá hotové podklady (případně vzor NWL, který byl používán v předešlém e-mailingovém nástroji před spoluprací s Targito, nebo návrh od grafika klienta), nebo

2. Grafiku vytvoří Targito.

Obecný postup:

1. Dodání podkladů pro grafický návrh ze strany klienta.

• Podklady by měly obsahovat:

  • informace o použití barev a písma

  • hlavička (logo + proklik na online verzi nwl)

  • menu (vycházející z menu webu)

  • návrh na produktový layout 1,2,3 sloupce (v nwl mohou být dva i tři produkty vedle sebe nebo jeden přes celou šířku)

  • widget se slevovým kupónem (v případě, že se v rozesílkách bude pracovat se slevami)

  • návrh banneru

  • návrh widgetů

  • návrh patičky

2. Dodání grafického návrhu šablony ze strany Targito.

3. Připomínky ze strany klienta.

4. Dodání finálního grafického návrhu ze strany Targito.

3.13 Obsahové a grafické řešení patičky

V tomto kroku je třeba připravit textaci patičky tak, aby obsahovala všechny potřebné informace.

Obsahové doporučení patičky:

1. Na základě jakých právních titulů, případně akcí, byl e-mail zákazníkovi odeslán - nákup, souhlas, registrace na webu apod.

2. Odkaz na stránku se zásadami ochrany osobních údajů.

3. Informaci o možné změně ceny a odkaz na aktuální ceny.

4. Název společnosti, sídlo, zápis do obchodního rejstříku.

5. Copyright (volitelné).

6. Odhlášení z rozesílky (v rámci GDPR).

Obecný postup:

1. Klient se seznámí s povinnými a doporučenými náležitostmi patičky a dodá náležité informace.

2. Obvykle je tvorba patičky součástí grafického návrhu master šablony, viz bod 3.4.1, ale je možné, aby si klient vytvořil patičku sám. V tom případě klient připraví grafický návrh včetně textace a zašle k nasazení společnosti Targito.

3.14 Nasazení šablony do platformy Targito

• Finální šablonu včetně widgetů nasazuje do platformy společnost Targito.

3.15 Grafické řešení odhlášení kontaktů

Výběr způsobu řešení potvrzení odhlášení kontaktu.

Možnosti:

1. Landing page v Targito.

• Statická stránka, která se zobrazí po kliknutí na odhlášení v těle e-mailu.

• K nasazení není nutná účast IT oddělení klienta.

• Společnost Targito vytváří grafický návrh a předkládá klientovi k jednomu kolu připomínek.

• Po zapracování připomínek Targito stránku nasazuje.

2. Landing page na stránkách klienta.

• Statická stránka, která se zobrazí po kliknutí na odhlášení v těle e-mailu.

• K nasazení není nutná účast IT oddělení klienta.

3. Preferenční centrum (nad rámec objednávky).

• Vyskakovací okno, které se zobrazí po kliknutí na odhlášení v těle e-mailu (aby si zákazník mohl vybrat, jaké informace chce dostávat, nebo se z mailingu odhlásit úplně).

• K nasazení je nutná spolupráce IT oddělení klienta.

• Společnost Targito vytvoří grafický návrh a předkládá klientovi k okomentování.

• Po zapracování připomínek Targito kóduje landing page.

Obecný postup:

1. Volba varianty potvrzení odhlášení.

2. Grafický návrh landing page ze strany Targito.

3. 1. kolo připomínek ze strany klienta.

4. Nasazení landing page ze strany Targito.

5. Dodání URL adresy Landing Page ze strany klienta.

6. Nasazení URL adresy ze strany Targito.

7. Grafický návrh preferenčního centra ze strany Targito.

8. 2. kolo připomínek ze strany klienta.

9. Nakódování preferenčního centra a předání klientovi ze strany Targito.

Klient má v rámci objednávky k dispozici možnost školení Targito v sídle společnosti Targito nebo online.

3.16 Podklady pro 1. rozesílku (jen pokud nějaké jsou, dodání maximálně 24h před školením)

• V případě, že je pro první rozesílku nutné něco dodat, upozorní na to projektový manažer Targito. Můžou to být : specifické textace, obrázky, produkty, seznam kontaktů pro rozesílku (definované podmínky).

• Ze strany Targito proběhne kontrola připravených materiálů pro první rozesílku (tedy kontrola šablony - prokliky, tlačítka, odhlašování, kontrola připravených seznamů kontaktů, načítání produktů/článků aj.).

Obecný postup:

1. Navržení postupu školení.

2. Školení.

3.17 Odhlášení kontaktů z předchozího nástroje

• Musí proběhnout v případě, že klient po dobu implementace rozesílá přes jiný nástroj (platformu). V případě, že klient implementuje Targito a zároveň stále rozesílá z jiného klienta, je velmi pravděpodobné, že se v mezičase někdo odhlásí ještě skrz tu bývalou platformu -> proto je nutné tyto odhlášené kontakty u nás také odhlásit.

Obecný postup:

1. Jednorázové vygenerování všech odhlášených a nedoručitelných kontaktů z předchozího nástroje → ze strany klienta před 1. rozesílkou.

2. Přenesení do platformy Targito → ze strany Targito.

3. Aktualizace v 1. měsíci rozeslání.

• Poté, co proběhne první rozesílka, se klient domlouvá s PM, jaké budou další kroky, tj. nastavení dalších automatizací aj.